Accompagnement au choix et au déploiement d’une solution IWMS

Sur cette mission, Panorama a accompagné le déploiement d’une solution IWMS pour structurer le pilotage opérationnel, optimiser les processus métiers et la prise de décision, et renforcer la visibilité sur l’ensemble du portefeuille immobilier et des services associés. Ce projet illustre comment une gouvernance digitale unifiée facilite la coordination inter-équipes, l’analyse des données et la performance globale de l’environnement de travail.

Une expansion internationale accélérée nécessitant une structuration du pilotage immobilier

Un grand acteur international du secteur du luxe a connu une croissance rapide de son chiffre d’affaires et de ses effectifs, entraînant la dispersion de ses implantations immobilières.
En 2024, le périmètre corporate représentait 65 000 m² de bureaux répartis sur 30 sites à Paris et alentours, appelés à être consolidés progressivement à 25 sites d’ici 2026.
Le réseau retail, en constante évolution, comptait 140 points de vente en Europe et au Moyen-Orient (84 sites uniques, dont 50 boutiques en Europe et 20 au Moyen-Orient). À cela s’ajoutaient le flagship – plus de 10 000 m² intégrant boutique, galerie, restauration et ateliers – et un périmètre industriel mondial.

Cette configuration générait une complexité croissante : plus de 2 200 demandes d’interventions annuelles (dont 943 sur le corporate, 1 050 sur le flagship et 240 sur le retail France), une multiplicité de prestataires (plus de 70 contrats actifs), des délais d’intervention variables et une charge croissante pour les équipes internes.

Pour répondre à ces enjeux, l’entreprise a décidé de mettre en place un IWMS (Integrated Workplace Management System) capable de :

• centraliser la gestion immobilière et du Facility Management,
• automatiser le ticketing et le suivi des SLA,
• rationaliser les espaces et améliorer l’expérience collaborateurs,
• intégrer progressivement des technologies innovantes (IoT, IA, Machine Learning),
• contribuer aux objectifs RSE en matière de durabilité et d’efficacité énergétique.

Accompagnement Panorama : une solution IWMS pour structurer et piloter un parc immobilier diversifié

Face à la croissance rapide de ce réseau corporate et retail, Panorama a assuré un rôle clé d’AMO stratégique pour structurer le projet et sécuriser la sélection de la solution IWMS :

• Analyse et cadrage du besoin : définition des périmètres corporate, retail, flagship et industrie, identification des usages et volumes (2 200 demandes annuelles, 1 000 déménagements prévus, 2 000 utilisateurs corporate concernés).
• Rédaction du cahier des charges : intégrant les 5 périmètres fonctionnels (immobilier, maintenance, services, ticketing, gestion documentaire), ainsi que les priorités opérationnelles (réduction des délais d’intervention, suivi des prestataires, optimisation des services).
• Benchmark du marché : comparaison détaillée des éditeurs IWMS selon leur couverture fonctionnelle, leur capacité de déploiement international et leurs perspectives d’évolutivité (IoT, analytics, mobile, RSE).
• Pilotage de la sélection : organisation des démonstrations, animation des ateliers de cotation, accompagnement à l’évaluation des POC (sur sites corporate et retail pilotes), et appui dans la négociation commerciale.

Tout au long de la mission, Panorama a veillé à aligner le projet sur les priorités de la Direction Immobilière : gains de productivité, fiabilité des données, réduction des coûts opérationnels et amélioration de l’expérience utilisateurs.

Résultats et bénéfices : une solution IWMS robuste

Le client a retenu une solution IWMS évolutive et déployable à l’échelle internationale couvrant :

• l’intégralité du parc corporate parisien (65 000 m², 30 sites rationalisés à 25),
• les 140 points de vente en EMEA,
• et un périmètre industriel mondial (référentiels immobiliers).

Grâce à ce déploiement, le client bénéficie désormais d’une gouvernance immobilière centralisée, d’une meilleure visibilité sur l’ensemble de ses implantations et d’un pilotage FM efficace, lui permettant d’accompagner sereinement la consolidation de ses sites et le développement continu de son réseau retail.

Les bénéfices obtenus et attendus sont tangibles :

• Rationalisation des implantations : consolidation progressive des sites corporate, meilleure visibilité sur l’occupation des espaces et accompagnement des projets de relocalisation.
• Réduction des délais et des coûts : l’IWMS doit permettre d’automatiser et d’optimiser le traitement des interventions. Selon les benchmarks internationaux (Gartner, Verdantix), ce type de solution offre un potentiel d’amélioration de 30 à 40 % sur les délais moyens d’intervention et de 10 à 15 % sur les coûts opérationnels FM.
• Pilotage renforcé des prestataires : gestion unifiée de plus de 70 contrats de maintenance et services, suivi systématique des SLA et reporting comparatif par prestataire.
• Expérience utilisateurs améliorée : plus de 2 000 collaborateurs corporate et plus de 500 utilisateurs retail bénéficient d’un portail unique de services, avec une gestion simplifiée des demandes (réservations, maintenance, services « on demand »).
• Contribution RSE : suivi des consommations énergétiques, reporting centralisé des interventions, réduction des déplacements inutiles et intégration d’objectifs de durabilité dans la maintenance et l’exploitation.
• Appui stratégique : une base de données unique consolidant l’ensemble des données immobilières, opérationnelles et contractuelles, permettant d’alimenter des reportings décisionnels fiables et d’orienter les choix immobiliers à moyen et long terme.

Ce projet a posé les bases d’un Facility Management digital, intégré et durable, capable d’accompagner la croissance continue du client tout en améliorant la performance opérationnelle et la qualité de service.